10 pasos productivos para hacer en un día el trabajo de una semana

Todos queremos trabajar más en menos tiempo.

Bueno, todos no.

Si trabajas para una empresa desagradecida que se está alimentando de tu alma a pequeños y terribles mordiscos, probablemente quieras trabajar lo menos posible en las diez horas diarias, siete días a la semana, que esperan de ti tus superiores descerebrados.

En ese caso, este artículo no es para ti. Huye, vete. ¡Busca vídeos de gatitos!

Pero si eres, como yo, una persona con aspiraciones artísticas que intenta labrarse un camino en un mundo tan complejo como puede ser la literatura/pintura/música/tuneo de motos para perros, al mismo tiempo que intentas obtener algún ingreso para la vida “real” mediante un trabajo “real”, lo más seguro es que estés rezando a todos los dioses de Asgard para que te manden por Seur una máquina alargadora de penes* horas.

¿Pero cómo?, os preguntaréis. ¿Cómo puedo trabajar menos y mejor? Y para eso tenemos este artículo tan majo donde traduje los 69 trucos que da Niall Doherty en su blog para obtener una productividad asombrosa. Pero ese artículo es muy largo. Está bien para ir probando técnicas, pero puede ser agobiante de entrada, cuando no sabes por dónde empezar.

Hoy os voy a resumir en diez simples pero nada sencillos pasos las bases de todos esos trucos. La estrategia tras las tácticas. El arca perdida de la gente ocupada.

Con estas indicaciones, podréis dedicar vuestro tiempo a inventar y manufacturar sombreros como estos. Por ejemplo.

A mí me funcionan, cuando consigo seguirlos (que es a menudo). Exigen planificación, sobre todo, y un pelín de disciplina. No tengo en cuenta aquí lo que son los “extras” que te lanza la vida: las emergencias, los niños, los quehaceres del hogar, los rosarios con tu grupo de catequesis, las orgías improvisadas en un descampado, los duelos a muerte en planetas remotos. Ya sabéis, todas esas urgencias que te salen al paso. A veces no hay más remedio que saltarse la rutina. Y eso es bueno: ahí es donde ocurre la magia. Pero esta lista puede ayudaros a que por lo menos vuestro trabajo importante, las cosas que realmente significan algo para vosotros (escribir, pintar, componer, tunear motos para perros), puedan llegar a buen puerto gracias al trabajo diario.

Allá vamos con los pasos productivos. El primero es el más difícil, pero creo que es el principal:

1. Decide lo que realmente te importa

Algunas tareas son inevitables. No hay más remedio que llevarlas a cabo y dedicarles tiempo.

Espera un momento.

¿Estás 100% seguro/a de eso?

¿Realmente son inevitables?

Las habrá, sin duda. Pero mucho de lo que creemos necesario no lo es. Va siendo hora de hacer esa lista donde vas apuntando todo lo que haces durante el día y, al cabo de una semana, decidas qué es esencial y qué no lo es. Muchas veces ocupamos nuestro tiempo con tareas inútiles por mero hábito, por obligaciones sin sentido, o porque es más fácil dedicarnos a ellas que trabajar de verdad. Programas como RescueTime pueden ayudarte a ver en qué estás invirtiendo tu tiempo en el ordenador, por ejemplo, pero simplemente con mantener un log de lo que haces durante el día enseguida verás que hay cosas que, sencillamente, no son indispensables.

¿Cuál es tu prioridad? ¿Qué quieres estar haciendo dentro de cinco años?

Yo adoro hacer cosas de Miss Cristal (bisutería, marcapáginas y etc.). Adoro dibujar. Pero si les dedicara el tiempo necesario para aprender en serio, para que esos proyectos salieran adelante, no podría escribir. Con todo el dolor de mi corazón, los dejé ir (aunque de vez en cuando les echo una hora suelta, solo por gusto).

A veces lo añoro, pero no me arrepiento. Prefiero dedicar ese tiempo a escribir estos artículos en el blog, por ejemplo, donde intento convenceros subliminalmente de que compréis mi libro o adquiráis mis servicios. (Lo hago superbién, además, no se me nota nada).

Es una decisión difícil, pero cuanto más la postergues más vas a dedicar tu tiempo a aquello que realmente no tiene valor. Y de aquí a cinco años te preguntarás qué has hecho con esas 260,887 semanas.

2. Usa los MIT

Tal vez hayas oído hablar de los MIT, los Most Important Tasks (Tareas Más Importantes). Creo que fue David Allen el que les dio ese nombre, aunque podría equivocarme (algo que hago con frecuencia).

Los MIT son las tres tareas más importantes que tienes que hacer hoy. No confundamos urgente con importante. Las tareas importantes son las que están relacionadas con tus prioridades, tal y como hemos explicado en el punto anterior. Si tu prioridad es labrarte un futuro como diseñador, una tarea urgente podría ser llevar el coche al mecánico, pero no es importante, porque no está directamente asociada con tu prioridad. Así que lleva el coche al mecánico si no hay más remedio, pero no cuenta como un MIT. Los MIT serían, por ejemplo, practicar una hora con Photoshop, enviar veinte propuestas a posibles clientes y leer artículos o libros de profesionales de tu sector.

Los expertos argumentan que es fundamental hacer tus MIT al principio del día, cuando hay menos posibilidades de que las distracciones y urgencias (¡ese coche guapo!) te puedan impedir que las lleves a cabo. Estoy de acuerdo hasta cierto punto: esto es importante al principio. Cuando tengas claros tus MIT y los tengas bien implementados, puedes reubicarlos a la parte del día que más te convenga. Por ejemplo: yo escribo y leo por la tarde, más que nada porque por la mañana me cuesta menos quitarme de encima las demás tareas, con las que me cuesta más ponerme. Pero eso es ahora**. Tener la seguridad de saber que voy a hacer eso todos los días viene de los meses que pasé escribiendo a primera hora de la mañana.

3. Aprende a decir que no

Esta la odio. La odio, la odio, la odio. Porque funciona, y es cierto que cuando le dices “no” a todas las cosas que no son importantes para ti (por muy importantes que sean para otros), el tiempo que te queda es sorprendente.

Pero es dificilísimo. Me cuesta un montón. Sobre todo si me pide un favor alguien que, a su vez, me ha hecho favores. O alguien a quien aprecio. O cualquiera. Lo de decir que no se me da fatal.

Y es fundamental aprender a hacerlo. A veces lo consigo.

Por ahí dicen que una forma buena de distinguir cuándo debes decir que no a algo es la siguiente: si lo que te proponen te da ganas de gritar “¡Joder, sí!” (Hell, yeah!), acepta. Si te deja un poco más «meh», eso es un «no».

No digo que sirva siempre esa regla. Hay cosas a las que no podemos decir que no. Cuidar de aquellos a los que queremos. Limpiar la bandeja del gato. Tomar fresas y champán en el castillo francés de Victoria Álvarez (ella dice que no vive en un castillo, para disimular y que no se le llene de fans, pero yo he estado allí. Yo lo he visto).

Para mí, lo ideal es analizar si lo que me proponen encaja en mi estrategia, en mi prioridad, en ese objetivo con el que enlazo los MIT de los que hablábamos. Y si no encajan, pero me hacen emocionarme, si me hacen ilusión, no digo «sí» de inmediato. Le doy unas horas. Pienso no en el resultado final, que es lo que nos suele ilusionar, sino en las horas de trabajo. Intento visualizarme sentada delante del ordenador, llevando a cabo ese trabajo. Miro mi agenda, que siempre está hasta los topes. Pienso qué voy a tener que sacrificar para dar ese «sí». Y luego respondo.

A veces no tienes esas horas, o a veces ni piensas y dices que sí a algo que no deberías. No queda más que aceptar la responsabilidad y entregar ese tiempo. La próxima vez, me digo siempre, lo haré mejor.

(Esto no va por ninguno de los que me habéis propuesto cosas en la última semana, ojo. Todas eran fabulosas, excepto la de la señora esa por Facebook con inglés de preescolar que decía no sé qué de mi número de cuenta).

Poco a poco.

4. Madruga (o encuentra tu momento)

Si empezáramos a buscar todos los estudios sobre si es mejor levantarse temprano, tarde o a la hora de comer, no terminaríamos nunca. Pero sí que es cierto que tiende a asociarse el levantarse temprano a una mayor productividad. Incluso personas que aseguran que trabajan mejor por la noche descubren con frecuencia que, al conseguir adoptar un horario diurno, su eficiencia es mayor. A primera hora hay silencio, tranquilidad, nadie va a molestarte. Nadie te va a distraer (excepto mi gato, claro, que ahora está en plena guerra felina con un persa gris que lo trae por el camino de la amargura).

Si haces tus MIT a primera hora, como he dicho, hay menos posibilidades de que las urgencias del día acaben por dejarte sin esos ratos tan necesarios. O puedes hacer las cosas que menos te apetecen a primera hora, asegurándote de que tendrás tiempo luego para aquellas que te apasionan.

La sensación de haber hecho lo más importante del día antes de las 10 de la mañana es realmente fabulosa. Y recuerda: te levantes a la hora que te levantes, es prioritario que identifiques cuáles son tus ratos más productivos y cuáles son los más creativos (ojo, no siempre coinciden). Es importante separar un tipo de tarea de otra.

Con madrugar me refiero a levantarte bastante antes de lo estrictamente necesario, antes de que empecéis todos a decirme que os tenéis que levantar temprano por narices para ir al tajo, preparar a los niños para el cole o pasear al guepardo. Si tienes que tener al felino a las ocho en la calle o te destrozará el sofá y devorará a tus chiquillos, madrugar sería levantarse a las seis, meter una hora y media de curro como quien no quiere la cosa, y luego ocuparte de la amenaza para tu familia. A todo esto, ¿cómo tienes un guepardo en casa?

O más bien: ¿Cómo tienes un guepardo en casa y no me has dicho dónde puedo conseguir uno?

5. Enfoque absoluto

Adiós, distracciones. Hola, pomodoro.

Es más productivo hacer 25 minutos de trabajo completamente concentrado y enfocado que tres horas de tonteo fingiendo currar. Esto es algo de lo que el sistema tradicional de trabajo (8 horas en una ubicación decidida por la empresa, lo quieras o no) no parece haberse dado mucha cuenta, y que algunos entornos más modernicos intentan asimilar. Los que trabajamos desde casa también tenemos que tenerlo muy en cuenta, por la sencilla razón de que si no, no comemos. Pero los pomodoros pueden aplicarse en cualquier entorno. Eso sí, es más difícil si trabajas en un entorno abierto con distracciones frecuentes. En tal caso, tal vez convendría buscar un hueco más tranquilo para realizar tu trabajo más importante (la hora de la comida, en casa, a final de la jornada cuando muchos se han marchado…).

Si trabajas en una oficina propia o en casa, asegúrate de explicarle a compañeros y familiares que durante determinadas horas no estarás disponible. Puedes quedar de borde, pero… una vez más: prioridades. Y decirles a todos que durante media hora determinada al día no estás para nadie tampoco es tan terrible. Cuando se acostumbren puedes ampliar el hueco.

Eso sí, y hablando de distracciones…

6. Adiós, internet

Internet. El rey del «mírame, estoy aquí, soy más importante que toda esa mierda aburrida que estás haciendo». Usa Freedom, usa cualquier app o programa que bloquee el acceso a las webs donde picas siempre. Empieza con solo 30 minutos al día. Verás la diferencia. Al principio se te irá la mano a la pestañita, incluso empezarás a escribir la F de Facebook, pero para eso están esos programas, para cortarte.

También encuentro que evitar móviles, tablets y ordenadores a partir de un par de horas antes de ir a dormir me ayuda a conciliar el sueño. No tanto por la luz (que también, aunque ahora uso Twilight y es genial), sino porque estoy aunque sea media hora simplemente leyendo, sin comprobar email ni Twitter ni ná de ná. Calma y reposo.

Si no quieres o no puedes recurrir a algo tan drástico como desconectarte de internet mientras trabajas, también hay procesadores de texto y programas que te permiten escribir o trabajar a pantalla completa. Cuando escribo artículos para el blog, lo hago primero en Word, así no tengo pestañitas del explorador junto a WordPress para tentarme. Puedo mirar el explorador si necesito insertar algún enlace o comprobar algo. Son pequeñas modificaciones que ayudan.

Yo tengo una regla de oro ahora que me va muy bien: nada de email ni redes sociales antes de haber hecho como mínimo dos pomodoros de curro.

7. Optimiza tu producción

Te dediques a lo que te dediques, hay formas de hacerlo más rápido.

He investigado técnicas para escribir más rápido. Funcionan, madre mía si funcionan. Funcionan tan bien que ahora me doy la panzada de escribir durante una sola tarde a la semana, y dedico el resto a documentarme y apuntar ideas y extractos para meter luego. Y aun así escribo casi el doble a la semana que antes.

(Lo cual es un problema, porque estoy escribiendo mucho más rápido de lo que corrijo. Toca buscar técnicas para corregir más rápido).

Si no eres escritor, puedes estar seguro/a de que en tu sector hay mucha gente que le ha dado vueltas a cómo duplicar su velocidad. Gente tan vaga como tú o como yo, que, harta de trabajar tanto, ha buscado maneras de hacer mucho más en mucho menos tiempo. Te llevará algún tiempo implementar las técnicas, pero a la larga ahorrarás mucho más.

Búscalas. Están ahí fuera.

8. Haz ejercicio

Esto puede parecer contraproducente. ¡Hacer ejercicio lleva tiempo!

Bueno, no tiene por qué.

Me gusta mucho nadar. Me deja relajadita y feliz. Por desgracia, también me quita mucho tiempo (tengo que ir a la piscina, cambiarme, nadar, cambiarme otra vez, volver de la piscina). ¡Y además ahora tengo mechas y con el cloro no me duran nada! (una razón menor, lo sé).

Así que he vuelto a mis ejercicios para hacer en casa. El mínimo, concentrado, para no convertirme en un despojo humano. Después de tanto estar sentada delante del ordenador, es una necesidad. Y además me da energía. No hay nada que ayude tanto a concentrarte como moverte.

Siempre hay una forma de hacer ejercicio. A los escritores nos recomiendan correr o pasear, dicen que limpia la mente. Y hace falta limpiarla para que puedan entrar las buenas ideas.

Otra opción es meditar, por aquello de hacer sitio en el cerebro, o relajarte de cualquier otra forma (sí, esa forma también es buena y relaja un montón).

Pero hacer un mínimo de ejercicio al día no es negociable.

Un truco para moverte un poco más y no pasar demasiado tiempo seguido sentado/a en la silla: ten una botella grande de agua al lado y bebe siempre que te acuerdes. No solo te estarás hidratando en condiciones, sino que tendrás que levantarte constantemente para ir al baño. ¡Movimiento! Ahora con el frío, yo prefiero hervir agua con limón y estevia (o miel), a veces té, pero el efecto es el mismo. Además, tengo que subir y bajar escaleras para preparar las infusiones.

Lo sé. Mi día a día es apasionante.

9. Descansa

Hay que recargar las pilas. Todos tenemos nuestros trucos y maneras.

Yo era muy de trabajar siete días a la semana. Pero te quemas y llega un momento en que tu cerebro se niega a avanzar y se pierde en un bucle de Candy Crush y Cracked.com, con lo que pierdes tres días de tu vida y ves figuritas de colorines cada vez que cierras los ojos. He descubierto que es mucho más eficiente apartar un par de tardes solo para no hacer nada, aunque sienta que puedo seguir trabajando. Luego cojo las cosas importantes con muchas más ganas.

También es necesario hacer un poco de vida social, dicen.

Esa parte todavía no la domino. Yo soy más de hacer vida ermitaña e introvertida y luego largarme a convenciones cada par de meses y hacer socialización extrema.

Sea como sea, elijas la droga o el ocio que desees, resérvale un tiempo. Planificar no es siempre bueno, las decisiones sobre la marcha dan buenos resultados, pero apartar un tiempo a la semana para pasarlo bien no es solo atractivo, es que es necesario. Y hablando de descansar…

10. Duerme

No se puede funcionar como es debido con cuatro horas de sueño cada noche, a no ser que seas Margaret Thatcher. Y tampoco tenemos muy claro que ella funcionase como es debido.

Ya hablamos aquí de lo de madrugar y de lo de dormir bien. Ya sé que al final del día no te queda fuerza de voluntad y solo te apetece ver ese quinto episodio de Shameless (¿o eso solo me pasa a mí?), pero se trata de una inversión de tu tiempo que luego da resultados óptimos: dormir bien es, tal vez, lo más importante para cumplir al día siguiente. Claro que es importante lo que comes, y todo lo demás, pero yo diría que el sueño es la base principal de todo esto de la productividad.

Contadme en los comentarios qué opináis y cuáles son vuestros trucos. Y si os ha gustado el artículo, acordaos de compartir y de apuntaros a la lista de correo (ahí a vuestra derecha tenéis un cuadrito donde podéis dejar vuestro email). Pero por ahora os dejo, que marcho a escribir un ratito, ponerme al día con el Instapaper, leer y dormir como una bendita.

Habrá sido un día excelente.

*Insisten en que ponga aquí una nota dejando claro que nadie en esta casa necesita una máquina alargadora de penes.

**Editando a 7/9/2015: En efecto, eso era entonces. Tienen mucha razón los que dicen que lo importante hay que hacerlo a primera hora. Lo de leer y escribir lo he vuelto a poner como primera tarea del día. Nuestro momento más productivo, cuando nuestra mente está en condiciones óptimas, se supone que es 1-2 horas después de despertarnos, así que leo en cuanto me levanto y luego me pongo a escribir. Nunca he sido una persona que funcione bien por las mañanas, y tardo bastante en empezar a espabilar. Pero he probado todas las combinaciones posibles, y esta es la que mejor me funciona, con diferencia. Aun así, como digo siempre, cada persona es un mundo. No tengas miedo de experimentar hasta dar con tu rutina ideal.

***Imagen por cortesía de WellcomeImages, perteneciente a la Wellcome Library de Londres.

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