Me encantan los artículos bien escritos y razonados sobre productividad, aquellos que van más allá de «ten fuerza de voluntad y no te distraigas». Y es posible que Niall Doherty, en su blog Disrupting the Rabblement, haya escrito EL artículo de productividad definitivo. Y sí, yo también soy consciente de la paradoja de dedicar tiempo que podría estar dedicando a cosas más importantes que leer (¡y traducir!) un artículo así, pero para ello hay unas instrucciones muy útiles que da Niall al principio del artículo. Ya le había traducido un artículo para su blog (Tus padres contra tus sueños), pero este en concreto me pareció de mayor interés para los lectores del mío. Así que, con su permiso, procedo a ofreceros mi traducción de su pieza. Ojo: es bastante larga, así que os recomiendo que lo vayáis leyendo como aconseja el propio Niall al principio. Lo que vais a ver a continuación es una lista bastante completa de trucos y maneras de alcanzar una productividad fabulosa. Yo ya utilizaba algunos y puedo decir por experiencia que funcionan, y muy bien.

Todo lo que hay a continuación en este artículo es de Niall. Hay un par de anotaciones mías que aparecen en burdeos. Podéis ver el artículo original aquí.

69 ideas para una productividad sobrehumana

Cómo sacarle el mayor rendimiento posible a esta lista

Hay muchas posibilidades de que solo por leer esto ya estés dejando de lado cosas más importantes que tienes que hacer. Pero estás leyendo sobre productividad, así que eso no es procrastinar, ¿no?

Je.

Este artículo no será una pérdida de tiempo si te ayuda a mejor tu productividad a largo plazo. No obstante, para que eso pueda ocurrir, tienes que sacar algo realmente útil de aquí, algo que puedas probar durante un tiempo. Y como este es el artículo más largo que he publicado (más de 9000 palabras), hay muchas cosas que puedes llevar a cabo en esta lista. Demasiadas para que intentes utilizarlas todas a la vez.

Así que te recomiendo que lo hagas de la siguiente manera:

1. Lee todo por encima y selecciona 2 o 3 consejos realizables, algo que puedas empezar a utilizar de inmediato.
2. Dedica un par de minutos a implementar estos consejos. Si das con un consejo que crees que te llevará más tiempo del que dispones en estos momentos, añádelo como una nueva tarea a tu lista de cosas por hacer y vuelve a él más adelante.
3. Ponte una alarma o recordatorio para dentro de una semana, para revisar el estado de los consejos que implementaste y ver cómo están funcionando. Si no te están ayudando, abandónalos.
4. Tras realizar ese análisis, regresa a esta lista y ojéala de nuevo; repite el proceso.
5. Haz lo mismo cada semana, revisando la lista hasta que ya no lo necesites.

Y eso es todo. Adelante…

1. La productividad es un músculo

Cal Newport lo llama enfoque duro. Sebastian Marshall lo llama control de impulsos.

El mensaje viene a ser el mismo: la productividad no es una habilidad, es un músculo. Cada vez que tienes una oportunidad de ser productivo y fallas, es como si no hubieras ido al gimnasio, y tus músculos se debilitan.

Eso no quiere decir que tengas que echarte a ti mismo la bronca cada vez que comas un dulce (la fuerza de voluntad es un recurso limitado y acabarás quemado), pero sé consciente de que tienes muchas oportunidades al día de practicar tu productividad. Cuanto más aproveches esas oportunidades, más fuerte te harás.

2. Separa lo urgente de lo importante

Este es un principio fundamental de productividad, como dice Stephen Covey en su libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva.

Es más importante hacer las cosas adecuadas que hacer bien las cosas. Lo efectivo le gana a lo eficiente. No pierdas el tiempo tachando un montón de tareas de la lista incorrecta.

Covey resumen esto en una tabla de urgente/importante:

Te interesa pasar el mayor tiempo posible en el cuadrante II, en las cosas importantes pero no urgente. Si no conviertes estas tareas en prioritarias, es posible que nunca se lleven a cabo.

3. Hábitos clave

“El éxito no depende de hacer absolutamente todo bien, sino de identificar unas cuantas prioridades clave y convertirlas en palancas poderosas» Charles Duhigg, El poder de los hábitos.

Los hábitos clave son aquellos que te ayudan a pillar confianza e impulso. La recompensa que da este tipo de hábitos suele ser desproporcionadamente alta en relación con la inversión.

Algunos hábitos clave bastante comunes serían:

• Hacer ejercicio
• Hacer tu cama por las mañanas
• Cuidado del aseo y aspecto personal
• Mantener una zona de trabajo limpia y ordenada
• Hacer un seguimiento de tus finanzas

Claro que puedes pasarte con el tema de los hábitos clave. Muchos de nosotros habrá decidido en alguna ocasión que ordenar nuestra mesa de trabajo era algo que teníamos que hacer ahora mismo, en vez de sentarnos y ponernos a trabajar en algo difícil.

4. Deja que pasen cosas malas

Este es un buen consejo de Tim Ferriss. Para alcanzar tus metas, de vez en cuando tendrás que permitir que pasen cosas malas, como no responder a un correo importante mientras estás colaborando con una ONG o estás pasando un tiempo precioso con tu familia.

Aquí el truco está en saber diferenciar entre las cosas que puedes dejar pasar sin que ello acarree consecuencias graves más adelante.

5. Seguimiento

En 2009, un grupo de investigadores estadounidenses publicaron los resultados de un estudio sobre pérdida de peso que habían llevado a cabo con 1600 personas obesas. Lo único que le pidieron a los participantes fue que anotaran todo lo que comían, por lo menos un día a la semana. Muchos de los participantes hicieron bastante más que eso, y convirtieron lo de apuntar todo lo que comían en una costumbre diaria. Después de seis meses, aquellos que habían apuntado con asiduidad lo que habían comido habían perdido el doble de peso que el resto (1).

Este es el poder de hacer seguimiento, de monitorizar. Lo que se mide puede manejarse.

¿Cómo puedes utilizar este tipo de seguimiento para aumentar tu productividad? Un ejemplo es RescueTime, una herramienta gratuita que monitorizará y te informará de cómo empleas el tiempo que pasas delante del ordenador.

6. Empieza con algo pequeño

Leo Babauta escribió acerca de cómo crear el hábito de usar seda dental. Su consejo era: Al principio, usa la seda solo con un diente cada noche. Parece ridículo, ¿verdad? Pero funciona. Si solo tienes que usar seda dental con un solo diente, no parece gran cosa; hay más posibilidades de que conserves el hábito, porque es rápido y fácil. Una vez ya has adoptado por completo la costumbre de usar la seda con un solo diente, empiezas a usarla con dos, luego con tres, y así progresivamente. Antes de que te des cuenta estarás usando seda o hilo dental para toda la dentadura, todas las noches.

Esto se puede aplicar a cualquier hábito. En vez de meterte de lleno en una rutina mañanera de ejercicio de 30 minutos, comprométete a hacer solo cinco minutos al día al principio. Cuando lleves haciendo eso un par de semanas, súbelo a diez minutos. Aumenta el hábito de esa manera.

(Nota de Gabriella: Ya he hablado de Babauta y de este sistema en otros posts de mi blog, y puedo asegurar que su perspectiva es utilísima. Lo apliqué con éxito a varias facetas de mi vida, como por ejemplo al hábito de escribir. Empecé escribiendo un mínimo de 200 palabras al día -para otras personas que suelan escribir menos puede ser una cantidad mucho menor, incluso- y llevo ya más de un año escribiendo todos los días. Hoy en día escribo entre 400 y 1000 palabras diarias, según lo ocupada que esté).

7. La fuerza de voluntad es un recurso limitado

Soy mucho más productivo por la mañana, y me aseguro de enfrentarme a mis tareas más importantes a primera hora. ¿Por qué?Creo que es porque, como ya hemos mencionado, la fuerza de voluntad es un recurso limitado. Nuestra cantidad de fuerza de voluntad va menguando conforme avanza el día. Esta es la razón por la que a mucha gente le cuesta tanto ir al gimnasio o trabajar en un proyecto secundario después de un largo día de trabajo.

Si puedes, intenta levantarte un par de horas más temprano y haz entonces tu trabajo más importante, cuando tus niveles de fuerza de voluntad están a tope.

8. Conviértete en una persona madrugadora

A lo mejor te mata tener que levantarte temprano, pero es un hábito que te gustaría desarrollar. ¿Cómo hacerlo? Experimenta con estos consejos de Steve Pavlina y Leo Babauta.

(Nota de Gabriella: El post al respecto de Steve Pavlina sobre todo es muy efectivo; si estáis interesados en que publique una traducción en el blog podéis solicitarlo en los comentarios. Si hay suficiente demanda lo traduciré).

9. Prueba qué es lo mejor para ti

Dicho esto, a lo mejor simplemente no eres una persona de mañanas y alcanzas tu máximo rendimiento por las noches, después de haber estado despierto ya muchas horas. Si es así como funciona tu cuerpo, perfecto. Trabaja con él, no contra él.

Puede que muchas de las ideas de esta lista no sean para ti. Aunque esté probado científicamente que algo funciona para el 99% de la población, puede que tú seas del restante 1%. La única forma de averiguarlo es probarlo, experimentar. No eres la media, ni la mediana, ni la mayoría. Eres un individuo, con un conjunto único de creencias, valores, motivaciones y circunstancias, que además están en perpetuo movimiento y cambio.

10. La técnica pomodoro

Esta es una técnica de gestión del tiempo con la que divides tu trabajo en sesiones de 25 minutos, con pequeños descansos entre sesiones. Funciona muy bien para algunas personas. Yo utilizo esta extensión gratuita para el escritorio de mi ordenador para controlar el tiempo.

(Nota de Gabriella: Otro consejo que yo empleaba y que funciona muy bien. Yo utilizo este programita, pero también hay extensiones específicas para Firefox y Chrome, que además pueden bloquear tu acceso a determinadas páginas peligrosas, léase Facebook, Twitter, etc.).

11. Pie, rutina, recompensa

Ya he mencionado tres veces el libro de Duhigg, El poder de los hábitos. Eso es porque es excelente. La idea principal del libro es que los hábitos funcionan en un bucle de tres pasos:

Primero, hay un pie, un detonador que le dice a tu cerebro que entre en modo automático y le indica qué hábito utilizar. Luego está la rutina, que puede ser física, mental o emocional. Por último, está la recompensa, que ayuda a tu cerebro a averiguar si merece la pena recordar este bucle en el futuro.

Si quieres modificar un hábito, parece ser que la manera más efectiva de hacerlo es conservar el pie y la recompensa y reemplazar la rutina. La rutina original no puede erradicarse. En vez de eso, debes reemplazarla con algo mejor. Por ejemplo, podría reemplazarse el acto de fumar con ejercicio.

Esto es más fácil de decir que de hacer, claro. El primer paso es identificar el bucle. Si estás intentando romper con un hábito destructivo, pregúntate cuál es el pie y cuál es la recompensa, y luego encuentra una rutina diferente que puedas insertar en ese bucle, uno que puede proporcionarte una recompensa similar o mejor.

Si estás intentando crear un nuevo hábito positivo, como ir a correr todas las mañanas, necesitas crear pies y recompensas efectivas. El pie podría ser dejar tu ropa de deporte preparada desde la noche anterior, para que sea lo primero que veas al despertarte. Tu recompensa podría ser un batido de frutas riquísimo al volver de tu carrera.

12. Escucha música

Y hablando de pies, uno que me funciona a mí muy bien cuando quiero trabajar bastante es escuchar un tipo específico de música. El canal de Focus@Will funciona bastante bien, me ayudó a escribir la mayor parte de este artículo. Antes de encontrar ese canal escuchaba otro que creé en Jango, que reproduce sobre todo música de tipo trance/tecno que letras mínimas o repetitivas (si hay demasiadas letras me distraen).

13. Acepta el aburrimiento

“… si te permites aburrirte, aunque sea una hora o menos, y no luchas contra ello, los sentimientos de aburrimiento se verán sustituidos por sentimientos de paz. Después de un poco de práctica aprenderás a relajarte” – Richard Carlson, No te ahogues en un vaso de agua.

Es importante tomarse un tiempo para descansar. Antes yo intentaba hacer algo productivo a todas horas. Si tenía hora y media libre una tarde de jueves, intentaba organizar un almuerzo con algún amigo.

¿Que no tengo mucho trabajo esta semana? ¿Por qué no iniciar un nuevo proyecto? 

Ser tan dinámico está muy bien, pero he aprendido que puede llevarse demasiado lejos. Si intento sacarle el máximo a cada hora del día, acabo quemado y entro en un coma muy feo que consiste en quedarme pegado a YouTube.

Propongo como solución que aceptemos el aburrimiento. En vez de intentar hacer algo producto con cada momento libre que tenga, simplemente me dejaré estar. A lo mejor iré a dar un paseo relajante, me sentaré en un parque a ver pasar el mundo, o me pondré a escuchar música. La idea es que debo darme más tiempo para relajarme y recargar las pilas, en vez de estar siempre obligándome a ser productivo.

Hay un gran artículo de Cal Newport al respecto: If You’re Busy, You’re Doing Something Wrong (Si estás ocupando, estás haciendo algo mal).

14. Decirle que no a lo que se merece un sí

Si el éxito es un catalizador para el fracaso porque lleva a “la persecución indisciplinada de más”, entonces un antídoto simple sería la persecución disciplinada de menos.  No me refiero a decir que no de forma aleatoria, sino de forma razonada, deliberada, eliminando lo no esencial de forma estratégica. No solo una vez al año como parte de una reunión de planificación, sino como una reducción, un enfoque y una simplificación constante. No solo me refiero a deshacerse de aquello que te hace perder el tiempo, sino también a estar dispuesto a prescindir de oportunidades realmente buenas. Pocos parecen tener el coraje de llevar este principio a la práctica, y tal vez por eso esto es lo que suele diferenciar a las personas y organizaciones de éxito de las de mucho éxito (Greg McKeown).

Hoy en día me veo en la tesitura de que tengo que decir no de forma habitual, y no solo a cosas malas. Tengo la suerte de que me llegan tantas ofertas y oportunidades que no puedo decir sí a todas. La única forma de manejar esto es ser implacable y aceptar que voy a cabrear a algunas personas al rechazar oportunidades geniales que ellos han tenido la bondad de ofrecerme. Esto es un reto. Si alguien quiere quedar para almorzar y charlar, me siento como un capullo si le digo que no. Esta persona ha tenido la iniciativa de contactar conmigo, y está dispuesta de dedicar parte de su valioso tiempo a pasarlo conmigo. Es difícil decirle que no a eso. Pero, llegados a cierto punto, no tienes más remedio. Hay un número limitado de almuerzos a la semana. Tienes que seleccionar con quién quieres pasar tu tiempo. Y, de nuevo, tendrás que ser implacable. Empiezas a poner en una balanza las ventajas y desventajas de construir una relación con ciertas personas.

Más información sobre este tema en el siguiente artículo de Derek Sivers:  No more yes. It’s either HELL YEAH! or no.

15. No te limites a quedar con la gente, haz cosas con ella

Aunque podría parecer que me estoy contradiciendo, aquí ofrezco dos formas de encajar más reuniones con gente interesante sin estresarte demasiado:

1. En vez de quedar de forma individual, organiza una cena o salida de grupo con otras personas interesantes con las que te gustaría conectar. Sé selectivo con tus invitados. Quieres personas que vayan a llevarse bien entre ellos.
2. En vez de quedar a tomar café o algo así, invita a alguien a que te acompañe a hacer alguna actividad que ibas a realizar de todos modos. El ejercicio es un buen ejemplo. Invita a alguien para que te acompañe a correr por la mañana, o a jugar al frisbee en el parque.

16. Exige respeto / Deja claro dónde están los límites

“Me gustaría producir un impacto generacional en el mundo. Esto requiere que la gente que me rodea me trate muy bien, o que se largue de mi vida” – Sebastian Marshall.

Mark Manson escribió una guía excelente para desarrollar límites claros con otras personas. Si no los tienes, la gente se va a aprovechar de ti y de tu tiempo.

17. Échate siestas

Esto me funciona fenomenal. A lo mejor es porque soy más productivo por las mañanas. Siento que tengo dos mañanas al día cuando me echo una siesta por la tarde.

18. Utiliza «cubos»

David Allen insiste en este tema en su libro Organízate con eficacia, un libro clásico sobre productividad.

Los «cubos» son lugares donde guardas tareas e información. Te interesa delegar procesos de tu cerebro lo más posible, porque cada cosa pequeña que intentas recordar te roba energía mental y te distrae.

Ejemplos de cubos:

• Tu lista de tareas pendientes
• Tu calendario
• Tu listín de teléfonos
• Cualquier servicio de alarma o recordatorio

Algunas aplicaciones son mejores que otras, pero en realidad no importa qué sistema uses. Es más importante que seas disciplinado a la hora de usarlo.

Intenta no mezclar cubos. Debería de estar claro para qué es y para qué no es cada cubo. Yo utilizo  Things para mi lista de tareas pendientes, MoneyWiz para el seguimiento de mis finanzas, una hoja de cálculo de Google para realizar seguimiento de mis hábitos. Hay gente que usa Evernote para todo, y eso es perfecto si les funciona. Lo que no te interesa es tener la mitad de tus cosas en Evernote y la otra mitad en otro lado, sin ninguna distinción entre para qué usas una cosa u otra.

19. Prepárate para el tiempo muerto

Ten siempre cosas preparadas para que puedas hacerlas sobre la marcha. Asegúrate de tener podcasts en tu teléfono, libros y artículos en tu Kindle. Aprovecha el tiempo muerto, como por ejemplo el que puedes tener mientras esperas en una cola.

Esto no quiere decir que siempre tengas que estar haciendo algo. A veces está bien simplemente esperar en una cola y no hacer nada, o ver a la gente pasar, o ir a dar una vuelta en el coche para despejarte. El objetivo no es utilizar cada minuto de tu día de forma productiva, pero es inteligente tener cosas preparadas que sean mejores que rascarse la barriga o mirar Facebook en el teléfono cuando llegue el tiempo muerto. No hacer nada está muy bien, siempre que sea de forma intencionada.

20. Reproduce información en audio y vídeo a velocidad x1,5

Cuando entres en YouTube, apúntate a la versión de prueba de HTML5 y puedes modificar la velocidad de reproducción de cada vídeo. La mayor parte de los vídeo de TED Talks o Khan Academy, por ejemplo, pueden verse a una velocidad de 1,5 sin por ello perder comprensividad; o incluso más rápido, con un poco de práctica. Para acelerar podcasts yo uso la app Swift Player en mi móvil.

Pruébalo y te darás de patadas por haber estado consumiendo contenido de audio y vídeo a velocidad normal durante tanto tiempo.

21. Define tus próximas acciones

“Nada es especialmente difícil si lo divides en tareas pequeñas»  Henry Ford.

Pon, por ejemplo, que quieres empezar un blog. Esa es tu meta. Genial. ¿Por dónde empezar? ¿Cuál es la siguiente acción que puede acercarte a tu meta? Si no sabes mucho de tecnología y no sabes cómo empezar un blog, tu primer paso podría ser conseguir asesoramiento de alguien que sí sepa. Así que escribes lo siguiente en tu lista de tareas:

• Pregúntale a alguien con habilidades informáticas cómo se monta un blog.

Solo que ese no es un primer paso realmente realizable. No es lo bastante específico. Todavía hay que darle vueltas antes de ponerse a trabajar. Un primer paso mucho mejor sería:

• Escribe en una lista las tres personas que conozco con más conocimientos informáticos.

Seguido de tres pasos más:

• Obtén información de contacto para esas tres personas con conocimientos informáticos.
• Escribe cinco preguntas específicas acerca de cómo montar un blog.
• Envíale a cada persona con conocimientos informáticos estas preguntas.

Mucho mejor. Ahora tienes una lista de cosas que hacer, en vez de una lista de cosas sobre las que pensar. Tu acción poco definida se ha convertido en cuatro acciones muy específicas, cosas que puedes hacer, llevar a cabo.

Es mucho más difícil procrastinar cuando has identificado tu siguiente tarea.

22. Divide tus tareas entre mantenimiento y expansión

Las cosas expansivas son las que te interesa hacer cuando tu fuerza de voluntad esté a unos niveles altos (en mi caso, a primera hora de la mañana). Algunos ejemplos de este tipo de tarea serían escribir, responder a e-mails importantes, hacer llamadas importantes o trabajar en documentación de sistemas. Estos son solo algunos ejemplos míos. Los tuyos serán diferentes. Una tarea expansiva es cualquier cosa que requiere de un nivel avanzado de pensamiento creativo, y que normalmente es tu trabajo más importante.

En cuanto a las tareas de mantenimiento, son aquellas que puedes realizar casi sin pensar, por lo que no necesitas un nivel alto de concentración. En esta categoría entrarían muchos correos electrónicos, limpiar tu habitación o escritorio, lavar la ropa, ir al supermercado, etc. Ten siempre lista una reserva de tareas de mantenimiento para cuando te toque un periodo de energía baja, pero en el que tengas suficiente motivación para realizar cosas básicas.

23. Ejercicio

De El cuerpo perfecto en cuatro horas:

“¿Cómo se vuelve uno más productivo?”

Richard Branson se echó hacia atrás y reflexionó unos instantes. Los sonidos tropicales de su isla privada, Necker Island, murmuraban de fondo. Alrededor de él, veinte personas se sentaban prestándole una atención absoluta, preguntándose cuál sería la respuesta de un multimillonario a una de las grandes preguntas —tal vez la mayor— del mundo de los negocios. El empresario especialista en mercadotecnia Joe Polish había reunido aquel grupo para tener una tormenta de ideas para el crecimiento de Virgin Unite, la empresa filantrópica de Branson. Era uno de sus muchos proyectos nuevos y ambiciosos. El grupo Virgin ya tenía más de 300 empresas, más de 50000 empleados y unos ingresos de 25ooo millones de dólares anuales. En otras palabras, Branson había construido personalmente un imperio mayor que el PIB de algunos países en vías de desarrollo. Y entonces él habló:

“Ve al gimnasio”.

Hablaba en serio y lo explicó: hacer ejercicio le procuraba por lo menos cuatro horas productivas adicionales al día.

24. Aprende mecanografía al tacto

El año pasado, me comprometí a practicar mecanografía al tacto durante veinte minutos al día (usando este software gratuito) durante varios meses. Habré recuperado el doble de ese tiempo este año. Ojalá lo hubiera aprendido mucho antes. Es una habilidad productiva fundamental para cualquier persona que pase mucho tiempo delante de un teclado.

25. Atajos para teclado

Los atajos de teclado ofrecen ventajas similares. Me duele ver a gente que utiliza el ratón para realizar tareas repetitivas que podrían llevarse a cabo de forma mucho más rápida con un atajo. Para algunas de esas personas, todo ese tiempo desperdiciado podría llegar a varias horas a la semana. Hazte un favor a ti mismo y busca atajos de teclado para tu sistema operativo y para las aplicaciones que más uses.

Por ejemplo: ¿Sabes cómo buscar algo de esta página en Google sin tocar tu ratón o panel táctil? Yo utilizo alguna de las siguientes dos formas, usando Firefox y un Mac:

1. Cmd+K: Coloco el cursor en la casilla de búsqueda de la barra de herramientas de mi explorador. Introduzco lo que busco, le doy al Return y me aparece una nueva pestaña con los resultados de la búsqueda en Google.
2. Cmd+T: Esta combinación abre una nueva pestaña en el explorador, con el cursor colocado en la barra de direcciones. Puedo teclear ahí lo que quiero buscar, y como Google es mi motor de búsqueda predeterminado, darle a la tecla de Return me llevará a la página de resultados.

26. Aprende lectura rápida

No he probado esto todavía, pero empiezo a pensar en mi forma actual de leer de la misma manera que mi antigua manera de teclear. De media ya leo un libro a la semana, así que tiene sentido invertir tiempo en aprender a leer más rápido. Tim Ferriss tiene algunos consejos para leer más rápido aquí, pero sospecho que lleva más de 20 minutos crear hábitos eficaces de lectura, de la mismo forma que yo tuve que comprometerme y practicar de forma constante para aprender mecanografía al tacto.

Por otro lado, aquí tenéis un episodio de Skeptoid que desmiente muchas de las afirmaciones de los defensores de la lectura rápida. 

(Nota de Gabriella: Escribí un artículo para Lecturalia hace tiempo sobre la lectura rápida, por si queréis más información en español; incluye datos y consejos sobre técnicas para aumentar la velocidad de vuestra lectura. Aquí lo tenéis).

27. La regla de los cinco minutos

Creo que la primera vez que escuché hablar de esta regla fue a través de David Allen: si puedes llevar a cabo una tarea en cinco minutos o menos, y tienes ese tiempo disponible, hazlo inmediatamente. Evita poner tareas en una lista de pendientes si pueden hacerse con rapidez y facilidad tan pronto te las encuentres. Si no, es solo una forma de procrastinación.

Si no tienes tiempo para ocuparte de ella en ese mismo instante, métela en su cubo particular (ver punto 18) para procesarla más tarde.

(Nota de Gabriella: Personalmente a mí esto no me funciona bien. El hacer muchas tareas cortas sobre la marcha me quita tiempo y energía mental para hacer otras cosas más largas e importantes: me distrae. Prefiero ponerlas en una lista de cosas cortitas y luego hacer unas cuantas de golpe en un tiempo asignado para ello. Claro que a mí lo de las listas de tareas me funciona muy bien, para una persona que tienda a procrastinar, aunque tenga listas hechas, sí que puede ser una buena solución, un poco como el equivalente mental a colgar la ropa en cuanto te la quitas por la noche en vez de soltarla en la silla y dejar que se acumule).

28. Apila

Me costaba mucho que arraigara el hábito de la meditación, aunque solo hiciera cinco minutos al día. Al final lo conseguí cuando me dediqué a «apilar» ese hábito sobre otro hábito que ya practicaba sin problema. Cada mañana, antes de practicar escritura libre (1000 palabras en 13 minutos), me sentaba y meditaba durante cinco minutos. Mi hábito de escritura libre funcionaba como pie o detonante para el hábito de meditación.

(Nota de Gabriella: Si no sabes lo que es la escritura libre o freewriting, échale un vistazo a este post de mi blog).

29. Practica el hacer cosas, aunque no te apetezca hacerlas

Tynan escribió un artículo genial sobre este tema. Como dice él:

El momento más importante para hacer algo es cuando no quieres hacerlo. Eso es lo que distingue a un campeón –alguien que sabe lo que tiene que hacer, no quiere hacerlo, pero lo hace de todos modos. Cualquiera puede escribir cuando le apetece escribir. Eso es fácil. Lo duro es hacerlo cuando no estás motivado ni inspirado y estás distraído.

El objetivo de escribir este artículo no era tener otro artículo en el blog. El objetivo era reforzar mi hábito de tomar el estímulo «no quiero hacer esto» y utilizarlo como pie o detonante para una acción inmediata. Siempre estoy intentando reprogramar esa conexión mental. Debería hacer esto, pero no quiero -> HAZLO, SIN PENSÁRTELO.

En lo que se refiere a cualquier hábito que merezca la pena implementar, pasarás por rachas en las que simplemente no querrás hacer lo necesario. Llegados a este punto, muchos se echarán atrás y fracasarán. Hazlo de todas formas. Estarás formando dos hábitos a la vez.

30. Modifica tu entorno

El entorno tiene una importancia inmensa, e incluye muchas de las cosas que hemos mencionado aquí.

Es probable que nunca haya sido tan productivo como cuando me pasé dos meses en Hong Kong este año. Se debe al entorno que me creé. Tenía un lugar tranquilo donde trabajar todos los días, establecí una rutina sólida y la seguí religiosamente, y fui implacable a la hora de eliminar distracciones, hasta el punto en que me hice bastante antisocial para no hacer nuevos amigos que quisiesen quedar a todas horas.

Este es un ejemplo extremo, lo admito, pero espero que entendáis por donde voy.

Sebastian Marshall apagaba su portátil y lo colocaba bocabajo por la noche, para que por la mañana se acordar de planificar su día en una libreta, antes de conectarse a internet y comenzar a mirar su email/facebook/lo que fuera.

Otra forma de implementar esta idea sería dejar colocada y lista tu ropa para el gimnasio antes de acostarte, para que no tengas más remedio que verla por la mañana. Si en vez de eso tienes que andar buscando en el armario para encontrar unos pantalones de deporte, hay menos posibilidades de que vayas al gimnasio.

Estamos hablando de barreras. Estas pueden funcionar en tu favor o en tu contra. Construye barreras que refuercen los tipos de comportamiento que quieres convertir en hábitos. Destruye las barreras que te desalienten.

31. Elimina interrupciones

Jason Fried apunta las semejanzas entre el trabajo y el sueño. Si te despiertan cada hora durante la noche, por la mañana no vas a estar descansado, y del mismo modo las interrupciones frecuentes se asegurarán de que nunca entres en una buena dinámica con tareas importantes.

Móntalo todo lo mejor que puedas para que tengas una buena cantidad de tiempo ininterrumpido para realizar un trabajo excelente. Apaga tu teléfono, échale el pestillo a la puerta, múdate a Hong Kong durante dos meses  

Si no puedes trabajar con buenos bloques de tiempo sin interrupciones, ten más ojo con el tiempo del que sí dispones. Dedícate una media hora solo a ti mismo, concéntrate de manera intensa en tu trabajo más importante: esta media hora será mejor que dos horas con interrupciones frecuentes.

32. Tu hábito clave para hoy

Otro truco que cogí de Sebastian, y que me ha funcionado de manera fenomenal. Simplemente empieza cada día escribiendo en qué hábito quieres trabajar. Podría ser algo específico o podría ser algo más general.

Por ejemplo, aquí os dejo algunos hábitos clave que he escrito en las últimas semanas:

• Dedicarle por lo menos tres horas al post sobre productividad
• Comprar zapatillas para correr (había estado evitando hacer esto durante una semana)
• No morderme las uñas
• Bandeja de entrada vacía
• Hacer las cosas, evitar la pereza y la procrastinación
• Iniciar conversaciones con, por lo menos, cinco desconocidos.
• Dedicarle menos de 30 minutos a Facebook durante el día de hoy.

Al escribirlo se hace más tangible. Pero también recomiendo combinar este consejo con el siguiente para conseguir espabilar del todo.

33. Repaso diario

Este es similar al consejo sobre seguimiento que ya mencioné (#5). Cuanto más consciente sea tu comportamiento, más fácil es modificarlo para mejor.

Mi repaso diario consistía inicialmente de estas seis preguntas:

• ¿He llevado a cabo mi hábito clave hoy? ….. Sí /No
• Horas aproximadas de sueño anoche + siestas hoy …..
• ¿Hice ejercicio hoy (estirar/correr/gym/deporte/paseo largo)? ….. Sí /No
• ¿Cómo de sana ha sido la comida de hoy (en una escala de 1 a 10) …..
• Nivel medio de energía hoy (escala de 1 a 10)  …..
• Productividad general de hoy (escala de 1 a 10) …..

Solo me lleva como un minuto rellenarlo, y más adelante podré mirar atrás y hacer un seguimiento de mi progreso para ver en qué necesito mejorar. No obstante, lo mejor es que me obliga a ser responsable. No puedo simplemente escribir un gran objetivo como hábito clave por la mañana y luego olvidarme de ello. Sé que luego tendré que rendir cuentas por la noche, aunque solo sea ante mí mismo.

Con el paso del tiempo, mi repaso diario ha ido de seis a trece preguntas, pero aconsejo empezar con pocas. Para empezar, solo pregúntate, al final de cada día, si has conseguido llevar a cabo tu hábito clave. Si empiezas con demasiado, es muy probable que te acabes agobiando y que abandones la práctica al cabo de una semana o dos.

34. Responsabilidad pública

Si te cuesta ser responsable, pídele ayuda a otra persona. Escoge a cinco personas de tu vida a las que odiarías decepcionar, y luego diles que de aquí a dos meses tendrán en su cuenta de email el primer manuscrito de tu libro, por ejemplo.

He usado muchas veces el truco de la responsabilidad pública para ayudarme a formar mis hábitos y alcanzar mis objetivos. Simplemente escribo un artículo en el blog acerca de lo que quiero conseguir y, como resultado, me esfuerzo más para conseguirlo. No quiero tener que decir que me pudo la pereza y que me eché atrás.

Otro beneficio a la hora de hacer saber a otras personas lo que estás intentando conseguir es que a menudo te ofrecen apoyo o sugerencias útiles.

35. Únete/funda un grupo Mastermind

(Nota de Gabriella: Los grupos Mastermind no son un concepto muy conocido en el mundo hispanohablante, si no me equivoco. Casi toda la info que hay en español al respecto proviene de personas y empresas que se dedican a organizarlos de forma comercial. El blog de Sebastián Figueros ofrece una explicación bastante clara y completa, por si queréis echar un vistazo).

Nada me ha ayudado tanto con tareas grandes este año como los grupos Mastermind. En estos momentos estoy en tres de ellos.

¿Qué es un grupo Mastermind? Básicamente, se trata de una reunión periódica de un grupo pequeño de personas para hacer tormentas de ideas, ofrecer apoyo y ánimo, y para ser responsables unos ante otros. Puedes reunirte con tu grupo en persona o en línea (a través de Skype o Google Hangout). Todas mis reuniones son en línea.

¿Cómo encontrar gente con la que compartir esto? Pregúntale a personas a las que respetas, averigua si estarían interesadas en formar un grupo contigo. Así fue como acabé en mis tres grupos. Otras personas se acercaron a mí y me preguntaron si querría unirme.

Sé selectivo con aquellos a los que invitas, y prueba primero con tres personas máximo, antes de añadir a más. En mi experiencia, con más de tres personas puede ser un poco agobiante.

Prueba con una llamada de una hora, de forma periódica. Lo he hecho semanal, bisemanal y mensual. Creo que semanal solo es bueno si estás en un solo grupo.

¿Qué formato tendría que tener la reunión? En mi grupo nos turnamos con las obligaciones de liderazgo, para que todos tengan la oportunidad de dirigir la reunión. Comenzamos con una puesta al día de cinco minutos, donde todo el mundo explica lo que ha estado haciendo desde su última reunión. Luego se abre la veda para la tormenta de ideas. Cualquiera puede utilizar ese tiempo para también hacer preguntas, pedir opiniones, etc. Concluimos con cinco minutos cada uno para acordar metas y fijar recompensas/castigos.

36. Motívate con castigos y/o recompensas

Ayuda muchísimo si defines un castigo o una recompensa para cada una de tus metas, y la expresas ante otras personas para que sean testigos (lo ideal es que sea con personas de confianza, como tu grupo Mastermind).

Mi amigo de Mastermind Spyros funciona sobre todo con recompensas. Se toma un helado cuando alcanza una meta. Yo respondo mejor a los castigos.

Mis castigos solían ser económicos. Si no alcanzaba mi meta, donaba determinada cantidad a alguna ONG especificada por otros miembros del grupo. Esto no era muy efectivo, ya que dono un 15% de mis ingresos al mes de todas formas, y simplemente contaba mi dinero de castigo dentro de esa donación de 15%. Así que abandoné lo de los castigos económicos y prometí que cancelaría uno de mis «días tramposos» si no alcanzaba mi meta (2). Este castigo ha funcionado bien. Tan bien que hasta ahora no he fallado en ninguna meta que llevara consigo ese castigo, incluso cuando las metas eran realmente duras.

(Nota de Gabriella: Con «días tramposos», Niall se refiere a los días que tiene designados para hacer trampa en su dieta. Muchas dietas y planes de nutrición incluyen esta opción, premeditada, para darle una oportunidad al que hace la dieta de consumir los alimentos que le gustan de una manera controlada y planificada, para evitar que luego se den un atracón de ese alimento/bebida en los días prohibidos).

La moraleja de esta historia es que tus castigos tienen que motivarte bastante, o no serán eficientes. Un amigo mío una vez acordó raparse solo la mitad posterior de su cabeza si no alcanzaba su meta. No quería tener esa pinta ridícula, así que trabajó duro para conseguir su objetivo.

37. La marcha de 20 millas

“Un progreso lento, consistente, es la única forma de hacer que ocurran las cosas grandes” – Nathan Barry.

Intenta hacer 15 horas de ejercicio en un fin de semana y mira a ver qué pasa. Probablemente no sea nada bueno. Pero haz media hora de ejercicio al día durante un mes y te encontrarás genial. Del mismo modo, trabajar poco a poco en un proyecto grande de manera consistente funciona mucho mejor que intentar hacerlo todo de golpe.

Un ejemplo famoso de la superioridad de la perspectiva «lenta y constante» es la carrera hasta el Polo Sur. Robert Falcon Scott y Roald Amundsen dirigían sendos equipos, con la esperanza de ser cada uno el primero en llegar. El equipo de Scott marchaba todo lo que podía durante los días buenos, y descansaba cuando el tiempo era malo. El equipo de Amundsen decidió hacerlo de una forma diferente: marchaban veinte millas al día, independientemente del tiempo que hiciera.

La expedición de Amundsen salió muy bien. Cuando el equipo de Scott llegó finalmente al Polo Sur, se encontró con la bandera de Amundsen, ondeando al viento. Todos los miembros del equipo de Scott murieron en el viaje de 700 millas de regreso.

En lo que se refiere a tu trabajo más importante, a los proyectos grandes y significativos, esos son los más fáciles de ir retrasando. La gente tiene a subestimar lo que puede conseguir con un buen ritmo, y sobreestiman lo que pueden hacer en el momento del inicio.

38. Ten un genio, no seas un genio

Si haces trabajo creativo con frecuencia, mira este  TED Talk de Elizabeth Gilbert. Su visión de lo que es la creatividad me ha ayudado mucho a la hora de escribir, y me ha hecho mucho más fácil sentarme a trabajar y dedicar el tiempo necesario de forma constante.

39. Planifica el siguiente día durante la noche anterior

Personalmente no hago esto, pero he oído tantas veces que le funciona muy bien a gente muy productiva que tengo que incluirlo aquí. Tu sesión de planificación no tiene que durar más de cinco minutos. Si quieres que sea más elaborada, siéntate cada domingo y dedica una media hora a planificar tu semana.

(Nota de Gabriella: Sí, funciona. Sobre todo si tienes insomnio como yo; anotar lo que tienes que hacer al día siguiente te lo quita de la cabeza, te resta agobios y notas mentales y te permite dormir mejor).

40. Sistematiza y delega

Una advertencia, antes de leer este punto: concéntrate primero en los resultados. Como dijo Bill Gates en una ocasión, «la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia».

El libro Work The System de Sam Carpenter es una obra brillante acerca de la sistematización. Puedes descargártelo gratis (en inglés) en ese enlace. Nunca volverás a mirar el papel higiénico de la misma forma.

En cuanto a delegar, hay una regla que me gusta, que es que deberías delegar cualquier cosa que puedes conseguir que otro haga por lo menos al 80% de lo bien que podrías hacerlo tú mismo, sobre todo cuando puedes meterte en ello casi al final y arreglar erratas y errores. Del mismo modo, es mucho más fácil delegar si ya tienes un sistema eficiente de funcionamiento implementado.

“Contratar ayuda es lo máximo en productividad” – Pat Flynn

(Nota de Gabriella: Work the System es un libro excelente, pero no he podido encontrarlo en español; he visto algún enlace que cobra por ofrecértelo resumido, pero prefiero no ponerlo por aquí porque considero que está un pelín feo que alguien se lucre de un trabajo que el propio autor ofrece de forma gratuita, probablemente sin su permiso. Es ideal sobre todo para gestión de empresas; para el pequeño artesano o autónomo no lo veo tan provechoso).

41. Utiliza listas

Las listas son un sistema simple de valor incalculable. Si son lo bastante buenas para la NASA…

He empezado a usar listas para las entrevistas. En vez de intentar recordar todas las cosas que necesito hacer para preparar una entrevista, ahora solo tengo que comprobar todos los elementos de mi lista:

• Poner el teléfono en silencio
• Tener listo papel y lápiz para notas
• Tener agua a mano
• Tener las preguntas abiertas y repasadas
• Comprobar el ángulo de la cámara
• Comprobar que el disco duro tiene suficiente espacio para grabar
• Comprobar la configuración de la grabadora de llamadas o de Camtasia
• Ir al baño
• Escuchar música maja que te motive

42. Automatiza

Automatiza todo lo que puedas y luego olvídate de ello. Un buen sitio para empezar son tus finanzas.

¿Qué más puedes hacer automático? ¿Puedes suscribirte a una revista en vez de ir a la tienda a buscarla todas las semanas? ¿Podrías usar el servicio de Amazon Subscribe and Save para que te envíen a domicilio productos que consumas con frecuencia? ¿Qué herramientas online podrías usar para acelerar tu actividad en Internet?

Aunque al principio puede llevar algún tiempo automatizar las cosas, ten en cuenta que se trata de una inversión que merece la pena si a la larga te va a ahorrar mucho tiempo.

43. Debes saber cuánto vale tu tiempo

En mi primer trabajo de diseño web de verdad, recuerdo que me oponía a pagar por un widget que pudiera construir yo mismo, aunque ese widget costara cinco dólares y me llevara horas de trabajo reproducirlo. Una locura.

Por suerte tenía un jefe que me aclaró que tenía mucho más sentido gastarse cinco dólares en algo que me ahorrara incluso quince minutos, ya que me estaban pagando veinte dólares la hora.

Así que el mensaje aquí es que tienes que aprender a reconocer cuánto vale tu tiempo. Si puedes gastar $50 para ahorrarte una hora, y una hora de tu tiempo vale $60, hazlo.

44. Permiso para abandonar

Para que te sea más fácil empezar con proyectos grandes, date permiso para dejarlos tras veinte minutos. Es todo lo que tienes que hacer. Ponte un temporizador y empieza. No tienes que hacer un gran trabajo en esos veinte minutos. Solo tienes que intentarlo. Y cuando el reloj llegue a cero, eres libre para marcharte. O para quedarte, si has entrado en un buen ritmo de trabajo y te apetece.

45. Una cosa a la vez

No tengas la tele puesta mientras intentas estudiar. No hables por teléfono mientras lees un libro. No tengas un ojo puesto en tu bandeja de correo mientras escribes un artículo (siempre desconfío de gente que me contesta a un email casi de inmediato).

Se ha probado que la multitarea no es eficiente. Puede que algunas personas consigan hacer más cosas al realizar varias tareas a la vez, pero la calidad de su trabajo se ve reducida a expensas de esa cantidad.

Concéntrate con intensidad en solo una cosa a la vez. Haz bloques de tiempo, y en cada bloque concentra todo tu atención en tu tarea y mira a ver cómo de rápido puedes terminarla. Una vez la hayas finalizado, quítala de tu lista y pasa a la siguiente.

46. Rodéate de personas que sean tus ejemplos a seguir

Imagínate que quieres hacerte con el hábito de practicar yoga tres o cuatro veces a la semana, pero todos tus amigos son juerguistas que salen a beber casi todas las noches. Es muy fácil: rodearte de esos amigos no va a ayudar a tu propósito de practicar yoga. Te conviene más hacer nuevos amigos a los que les guste el yoga, y dejar ir a aquellas amistades que ya no te sirven.

Mucha gente se mosquea conmigo cuando hablo de dejar atrás viejas amistades. Creen que es egoísta.

Pero así es como funciona: hay mucha gente en tu vida a la que no le va a gustar que empieces a cambiar, y algunos intentarán resistirse a ello de forma activa, o se dedicarán a despreciar tus esfuerzos. Pero tienes que cambiar si quieres crecer y aprender y mejorar. Así que puedes o quedarte como estás, intentar complacer a todo el mundo y nunca convertirte en la persona que quieres ser, o dejar atrás, de forma voluntaria, aquellas relaciones que no te permiten convertirte en esa persona que quieres ser.

Al final, podrás ayudar a más gente y ser una influencia más positiva en el mundo si le das prioridad a trabajar en tu propia mejora y en crear buenos hábitos. Así que no, dejar atrás a aquellos que se hacen llamar amigos y que te están cortando las alas no es nada egoísta.

47. No le des vueltas a los fracasos

De vez en cuando vas a fracasar. No saldrás a correr cuando se supone que debes hacerlo, pasarás una semana entera sin escribir nada, te olvidarás de hacer tu informe diario.

Nos pasa a todos. Lo importante es no dejar que ese fracaso puntual se convierta por sí mismo en un hábito. Y la mejor forma de evitar eso es no ser muy duro contigo mismo.

El día antes de terminar este artículo, no hice mi hábito clave del día. Pero en vez de sentirme mal por ello, me propuse dormir bien, despertarme fresco y acabar con mi lista de tareas. Y eso es precisamente lo que hice.

Además, si no fallas de vez en cuando es que no te estás poniendo una meta lo bastante difícil. Mantente cerca de ese límite.

48. Compromisos de 30 días

Las pruebas de 30 días son poderosas. Comprométete a hacer algo (o a no hacer algo) todos los días durante treinta días, y prométete que después podrás dejarlo si quieres, o que te darás alguna recompensa.

Lo que suele pasar con estas pruebas de treinta días es que las primeras dos semanas suelen ser difíciles, pero enseguida te adaptas a tu nueva rutina y empiezas a convertir el nuevo comportamiento en hábito. Una vez terminan esos treinta días, no es tremendamente difícil seguir con ello, así que lo haces.

Mi dieta vegetariana comenzó como una prueba de treinta días. Utilicé un sistema similar para dejar la pornografía.

(Nota de Gabriella: Para mi gusto, junto con lo de los pomodoros, el consejo más útil de esta lista. He utilizado este sistema para reducir mi ingesta de alcohol, hacer más ejercicio, perder peso y escribir a diario, todo con éxito. Ha habido también algunas veces que no conseguía terminar los treinta días, o que los terminaba pero prefería no seguir, como es lógico. Pero si consigues hacer algo durante 30 días, preferiblemente algo pequeño y fácil, no es muy complicado conseguir hacerlo 60, luego 90 y etc.).

49. Sé flexible

Creo que hay una línea muy delgada entre ser flexible y la multitarea. Ya sabemos que lo de la multitarea no es algo bueno y de hecho conduce a ser menos productivo. Pero la flexibilidad es diferente.

Yo solía obsesionarme con terminar determinadas tareas a una hora determinada, así que si me encontraba con cualquier obstáculo (estar a la espera de que un cliente me respondiera con información clave, la wifi no tiraba en mi piso, etc), me rendía y me largaba a hacer cosas poco productivas.

Ahora lo que hago es cambiar rápidamente de tarea si me encuentro con un parón en la anterior.

Así que si se va la wifi en mi piso cuando pensaba contestar un montón de emails o responder a comentarios en el blog, me pongo a redactar mi siguiente artículo, o practico mecanografía, o hago mi rutina de estiramientos antes de lo previsto. Esto me proporciona tiempo para después, para poder llevar a cabo el trabajo que tengo que hacer online cuando regrese la conexión.

Se trata de entrenarte para cambiar de una mentalidad de incapacidad a una más dinámica:

• Incapaz: No puedo trabajar, ¡no hay conexión!
  
• Dinámica: Vale, no hay problema. ¿Qué más puedo hacer mientras?

Pero ojo con no meterse en multitarea con aquello de la flexibilidad. Intenta completar una tarea antes de pasarte a otra.

50. Explícate (por escrito)

Un método que me suele ayudar cuando me quedo atascado en algún proyecto para un cliente es redactar el problema, como si se lo describiera a otra persona. Lo alucinante es que a menudo así se me ocurren soluciones. Cuando tienes que explicarle tu atasco a otra persona, tienes que justificar por qué no puedes avanzar con el proyecto, y tus excusas quedan expuestas como eso: excusas.

Intenta explicarle a otra persona por qué no puedes hacer algo, y pídeles que te lo digan si creen que les estás dando excusas baratas. O simplemente escríbelo tú mismo como si estuvieras explicándoselo a alguien; muy pronto se hace evidente que estás lleno de mierda.

Para llevar esta idea aún más lejos, haz que los que trabajan contigo describan sus atascos por email, y verás como a ellos solos se les ocurren soluciones propias.

51. Decide y conquista

Practica la realización de decisiones rápidas. A menudo la indecisión es peor que tomar la decisión equivocada. Míralo una vez, haz una decisión, cumple con tu decisión. Si es una decisión equivocada, no te preocupes, podrás cambiar de dirección más adelante. Para las decisiones grandes claro que viene bien consultarlo con la almohada y dejar que tu subconsciente haga su magia. Pero deja de procrastinar con las cosas pequeñas.

Creo que esta es la gran diferencia entre gente que consigue hacer cosas y gente que no. Los que toman acción toman más decisiones. Deciden y avanzan.

Así que adopta el hábito de tomar decisiones. Y, chicos, a las chicas les encantará que hagáis esto, porque es una poderosa señal de masculinidad y liderazgo. No le preguntes dónde quiere ir a cenar. Elige un lugar y llévala allí.

(Nota de Gabriella: El detalle de que a los chicas esto nos encanta no me hace especial gracia, ya que creo que entra dentro de algunos roles que asumimos acerca de que un hombre debe ser un líder para ser atractivo. Esto es cierto, pero para las mujeres también. Creo que cualquier persona que tome una iniciativa sana en una relación, sea chico o chica, será atractivo/a para su pareja).

52. Establece prioridades

Darle prioridad a unas cosas sobre otras es de gran importancia. Necesitas averiguar cuáles son tus metas y darte unos objetivos. Si no tienes objetivos, no tienes donde apuntar, así que seguro que fallas.

A mí me gusta sentarme a averiguar mis metas y prioridades, por lo menos una vez cada cuatrimestre. Uso el método de Steve Pavlina para hacerlo, tal y como describe en su podcast  Truth and Awareness. Básicamente, escribes como te sientes acerca de varias áreas diferentes de tu vida y le das una puntiación del 0 al 10 dependiendo de tu nivel de satisfacción. Esto te da una buena idea de cuál debería ser tu enfoque en relación a tu progreso. (Por ejemplo, si le das un 2 de 10 a tu salud física, sabes que esta es un área a la que deberías dedicarle bastante esfuerzo y tiempo durante los próximos meses). A raíz de este ejercicio, suelo acabar averiguando unas cinco cosas en las que quiero concentrarme para progresar, y las ordeno por prioridad, para saber cuál de ellas tiene preferencia en caso de conflicto.

No puedo insistir lo bastante en la importancia de establecer prioridades. Una vez tienes claro cuáles son tus metas más importantes, podrás planificar mejor tu tiempo para asegurarte de que las alcances. Piensa efectividad más que en eficiencia. Las personas ocupadas son a menudo muy eficientes, pero no siempre efectivas. Hacer algo de forma eficiente no hace que sea importante. Al establecer prioridades puedes realizar un uso efectivo de tu tiempo.

53. Elimina (80/20)

Una vez hayas averiguado cuáles son tus prioridades, estarás en una posición más adecuada para eliminar todo lo accesorio y reservar solo lo importante para tu lista de tareas. El principio de Pareto establece que un 80% de los efectos provienen de un 20% de las causas, lo que quiere decir que muchas de las cosas que hacemos tienen un impacto muy escaso; la mayoría de nuestras inversiones proporcionan beneficios escasos. Necesitamos identificarlas y eliminarlas.

Ejemplos comunes:

• El 80% de tus ventas proviene de un 20% de tus clientes.
• El 1% de la población posee el 90% de la riqueza.
• Te pones un 30% de tu ropa un 70% del tiempo.

Como puedes ver, los números no son siempre 80/20, pero el principio es aplicable a bastantes áreas (3).

Desde que empecé a decidir mis prioridades y a marcarme objetivos, tengo bastante más confianza en mí mismo y puedo tomar buenas decisiones con mayor rapidez. Solo tengo que preguntarme si la ratio acción/inacción que estoy considerando me acercará más o menos a uno de mis objetivos primarios. Si la respuesta es no, lo dejo y me pongo a hacer otra cosa. Si la respuesta es sí, avanzo de manera confiada.

Es por esta razón por la que nunca juego a videojuegos y apenas veo la tele ni leo noticias. Estas actividades no me acercan a mis objetivos en absoluto, así que suelo considerarlas un desperdicio de mi tiempo.

¿A qué cosas le dedicas tú mucho tiempo? ¿Podrías invertir ese tiempo mejor?

54. Márcate plazos de entrega

Recuerda la Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. En el instituo nos daban dos semanas para hacer un trabajo, y la gran mayoría de los alumnos irían corriendo a la impresora la tarde de entrega, después de una noche sin dormir dedicada a terminar el proyecto. El que tuviéramos dos semanas no tenía mucho que ver. Habría sido igual de tener una semana o un mes. Los seres humanos tendemos a dejar las cosas para más adelante, siempre que no se consideren urgentes. Y entonces, cuando se hacen urgentes, encontramos alguna forma mágica de llevarlas a cabo.

Es importante no marcarnos plazos fáciles de vencimiento. Buscamos crearnos una sensación de urgencia, para que tengamos retos que nos motiven. Eso hace que nos concentremos. A veces, si noto que estoy bajando el ritmo de trabajo, reduzco mis plazos de entrega a la mitad para asegurarme de no quedarme sentado sin hacer nada todo el día.

Una buena pregunta para hacerse en este sentido sería: ¿cómo llevaría a cabo esta tarde si tuviera que hacerla en quince minutos?

55. Sé dinámico

La pereza es como una bola de nieve que rueda por una ladera. Si te sientas y te pones a ver la tele durante media hora, es poco probable que quieras ir a hacer algo productivo después.  Pero por suerte la productividad funciona de una forma similar. Conseguir hacer las cosas nos impulsa a seguir haciendo cosas. De ahí el dicho: «si quieres que algo se lleve a cabo, pídeselo a una persona ocupada».

Esto no quiere decir que siempre debas estar ocupado. Como es obvio, también es importante tomarse un tiempo para relajarse y recargar las pilas (ver punto siguiente). Pero no engañes a tu yo futuro. Aprovecha los momentos libres para ordenar tu escritorio, fregar los platos, enviar ese email, etc. Utiliza esos momentos libres para invertir en tu futuro, aunque sea haciendo algo tan simple como hacer la compra a la hora del almuerzo un jueves para que puedas dormir una hora extra el sábado por la mañana.

56. Come bien

La comida es el combustible de tu cuerpo. Si utilizas un buen combustible, obtendrás un buen rendimiento. Reduce tu consumo de alimentos muy procesados y bebidas como alcohol, café y refrescos. Procura no cenar muy tarde. Presta atención a como tu energía aumenta o disminuye después de consumir determinados tipos de alimentos. No hay ninguna dieta que sea perfecta para todo el mundo, así que tienes que probar para ver qué te funciona a ti personalmente.

57. Descansa y recarga las pilas

Además de dormir, aquí ayudan también cosas como meditación, vacaciones o respiración profunda. Cualquier cosa que le permita a tu mente relajarse y a tu cuerpo recuperarse. Si quieres poder funcionar a un alto nivel de rendimiento de manera constante es fundamental permitirte bastante tiempo para descansar y recuperarte. Pero, cuidado, hay una línea muy delgada entre ese descanso necesario y la entrada en el terreno de la pereza.

58. Higiene y aspecto

Cuando te sientes limpio y acicalado, te sientes mejor. Y cuanto mejor te sientas, más fácil es ser productivo. Para una cosa tonta e insignificante, pero para algunas personas implica una gran diferencia. Más sobre este tema aquí (en inglés).

59. Súbete a la ola

Sigue la corriente cuando puedas. Hacer algo cuando te apetece es mucho más efectivo que forzarte a ello cuando no estás de humor. Por tanto, intenta identificar esa ola, esa sensación de gusto al hacer una tarea, y móntala todo el tiempo que puedas. Esto me ocurre a veces cuando escribo. A veces las palabras e ideas surgen con facilidad, y otras veces puede ser un esfuerzo enorme solo escribir un párrafo. Cuando estoy sobre esa ola, hago lo más que puedo para aprovecharla, incluso cambio otras cosas en mi agenda para ello si hace falta.

Esto no significa que debas aceptar tu fracaso y rendirte si no estás en «la zona». Como hemos mencionado en los puntos 37 y 38, tienes que hacer acto de presencia a la hora de trabajar, independientemente de como te sientas.

60. Practica el control de impulsos

La habilidad de dominar tus impulsos es una de las mayores claves de la productividad. Por ejemplo, en vez de mirar Facebook, te obligas a hacer otros veinte minutos de tu proyecto más importante. Eso es controlar un impulso.

Hay una manera bastante buena de practicar ese control de impulsos: meditar cinco minutos a diario. Recuerda que la meditación es una práctica. Es fácil acabar frustrado si no consigues que tu mente se distraiga, pero el objetivo de la meditación es precisamente reconocer cuándo se distrae tu mente, y luego hacer que tu atención regrese a la respiración. Cada vez que lo consigues, estás controlando ese impulso.

Más sobre el control de impulsos aquí (en inglés).

61. Acostúmbrate a una rutina

Tu cerebro tiene un poder de procesado limitad. Cuando entras en una rutina sólida, ahorras mucho de ese poder de procesado y puedes utilizarlo para tareas más exigentes, del alto nivel.

Un ejemplo perfecto de esto para mí es la comida. Cuando estoy viajando, las comidas exigen pensar mucho. Tengo que averiguar dónde están los restaurantes con mejor relación calidad-precio y qué pedir del menú. Si sé que voy a estar un tiempo en un sitio, pongo mi toma de decisiones en automático. Es decir, planifico una buena rutina lo más rápido que pueda y luego solo tengo que seguirla sin pensar demasiado. Ya he estado aquí en Chiang Mai, en Tailandia, durante un par de semanas, y, con alguna rara excepción, como los mismos platos en los mismos restaurantes para desayunar, almorzar y cenar.

Es probable que hayas oído de otros ejemplos similares, como en el caso de la ropa. Steve Jobs se ponía el mismo tipo de ropa (vaqueros y un jersey de cuello vuelto) todos los días. Dicen que Albert Einstein hacía algo similar durante sus últimos años.

Esto también es aplicable a tus horas de trabajo. Sí, es genial ser trabajar para uno mismo porque puedes trabajar cuando quieras, pero la mayoría de las personas autónomas acaban trabajando siempre con el mismo horario porque esta regularidad les ayuda a ser más productivos. Desde luego a mí me funciona.

¿Qué tares de bajo nivel puedes convertir en rutina, para que apenas tengas que pensar en ellas?

62. Conoce tu PORQUÉ y recuérdatelo constantemente

¿Por qué estás haciendo este trabajo? Esa es una pregunta fundamental que debes hacerte. Porque si no tienes una buena respuesta, te faltará motivación.

Andy Drish, de The Foundation, escribió hace poco acerca de las rutinas de por la mañana de sus estudiantes de más éxito (en inglés):

Al cabo de seis meses, estos estudiantes estaban haciendo un mínimo de $2,000 al mes. Y el estudiante de más éxito había obtenido más de $20,000 en ventas… en menos de seis meses… por un producto que todavía no se había ni construido.

Cada uno de estos estudiantes tenía una razón muy clara de POR QUÉ querían un negocio propio. Y casi todos empiezan su día leyéndola.

Puedes leer el resto del artículo de Andy en Hack The System para ver una guía rápida para construir tu propio PORQUÉ.

63. Aprendizaje de «justo a tiempo» contra aprendizaje del «por si acaso»

“Los analfabetos del siglo 21 no serán aquellos que no sepan leer y escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender” – Alvin Toffler.

Matt Dickenson ha escrito un buen artículo sobre este tema (en inglés). Cuidado con leer cosas que puedan ser útiles «algún día». Es más inteligente averiguar cuál es la siguiente cosa que necesitas aprender, aprenderla y ponerla en práctica de inmediato.

64. Haz trampas

Soy bastante estricto con mi dieta y procuro comer de forma extremadamente sana. Pero solo seis días a la semana. Los sábados son mi «día de hacer trampa» y me permito comer lo que me dé la gana. Es bastante asqueroso. Y genial.

Al permitirme hacer trampa una vez a la semana, encuentro mucho más fácil ser estricto y evitar comer mierda el resto de la semana. En conjunto, mi dieta es mucho mejor que cuando intentaba comer de forma saludable todos los días, y mucho más sostenible que intentar comer de forma sana todo el tiempo, sin indulgencia ninguna.

¿Qué es mejor: dos semanas de hacer algo a la perfección y luego dejar de hacerlo, o un número indefinido de semanas de hacer las cosas medio bien?

También hago trampas con el ejercicio. Con flexiones y dominadas, por ejemplo. Cuanto más lento las hagas, más difícil es para tus músculos, y mejor es tu entrenamiento. Pero el problema es que es mucho más difíci,l psicológicamente, ser fiel a un programa de entrenamiento si el progreso es muy lento. Así que a veces me columpio y pataleo un poco al hacer las flexiones para conseguir más repeticiones que el día anterior. Estoy haciendo trampas, sí, pero si eso me anima y me motiva para volver a entrenar al día siguiente, es algo positivo.

Reflexiona sobre dónde podrías hacer trampa de vez en cuando. Plantéate hacer trampa en alguna batalla ocasional, para que tengas mejores oportunidades de ganar la guerra.

65. Olvídate del equilibrio a corto plazo

Este consejo de Sean Ogle fue bastante revelador para mí:

Date cuenta de que no SIEMPRE tiene que haber un equilibrio perfecto. Esto es algo IMPORTANTÍSIMO y mucha gente no lo entiende. Para conseguir el equilibrio perfecto entre tu trabajo y tu vida, a largo plazo, habrá veces cuando haya una falta importante de equilibrio. Puede que tengas un par de meses, antes de lanzar un producto, en los que trabajes 12 horas al día, 7 días a la semana. Claro que eso no es sostenible a largo plazo, pero qué demonios, ¡estás construyendo una empresa! Deben hacerse sacrificios. Cuanto antes aceptes esta realidad, antes dejarás de estresarte por ello y empezarás a hacer que las cosas pasen.

Dicho esto, la cosa funciona en ambos sentidos. Puede que haya momentos en los que te tomes dos semanas de vacaciones y casi no pienses en el trabajo. Disfruta de ese tiempo, no te estreses y disfruta del hecho de que te lo has ganado y es parte de tu forma de vida.

66. Pregúntate: “¿Cómo encaja esto en mi plan maestro?”

Me encanta este consejo de Pat Flynn, es una manera excelente de averiguar a qué oportunidades deberías decirle que no:

Si alguien te llega y te pide que hagas una entrevista, podrías preguntarte: “Bueno, ¿cómo encaja esto en mi plan maestro?”. Y si no encaja, entonces tal vez es algo que no deberías hacer y a lo que deberías considerar negarte.  De hecho, es algo a lo que debes negarte. Es una pregunta muy sencilla que puedes hacerte para ayudarte a hacer decisiones más acertadas y más rápidas.

67. Friega los platos

Yaro Starak compartió recientemente su truco para ser productivo cuando no le apetece: empieza con una tarea pequeña y sencilla para crear el efecto bola de nieve. Yaro suele arrancar lavando los platos, pero recomienda casi cualquier tarea menor del hogar.

68. No te estreses con el estrés

Kelly McGonigal comparte los resultados de un estudio fascinantes sobre el estrés:

Este estudio evaluó a 30000 adultos en Estados Unidos durante ocho años, y comenzó preguntándoles: ¿cuánto estrés has sufrido este pasado año?. También preguntaron: ¿crees que el estrés es malo para tu salud? Y más adelante utilizaron registros públicos para ver quién había muerto. Primero, las malas noticias: la gente que había sufrido mucho estrés el año anterior tenían un riesgo incrementado de morir de un 43%. Pero esto solo era así para la gente que creía que el estrés era malo para tu salud. La gente que sufría mucho estrés pero no lo consideraban algo poco saludable no tenían más posibilidades de morir. De hecho, eran los que menos riesgo de muere tenían de entre todos los sujetos del estudio, incluso en comparación con gente que tenía niveles relativamente bajos de estrés.

En conclusión: El estrés no es el problema. El problema es pensar que el estrés es el problema. Así que la próxima vez que te sientas estresado por trabajo, procura no pensar en ello como algo negativo. Más bien intenta pensar en ello como si fuera una respuesta útil de tu cuerpo ante una cantidad de trabajo desproporcionada, que te ayudará a tener un rendimiento superior.

69. Conviértete en un ninja de Gmail

El correo electrónico es un gran agujero de tiempo para mucha gente. Muchos de los que leéis esto probablemente usáis Gmail, así que termino con este post con unos consejillos que me han ayudado a ser más efectivo con mi uso del email.

1. Ten Gmail abierto solo cuando lo estés utilizando de manera activa. Nunca lo tengas abierto en una ventana o pestaña de fondo. Es demasiado tentador saltar al correo cuando tengas una alerta de la bandeja de entrada, o pasar a esa pestaña sin darte cuenta y caer en el agujero de procesar correo electrónico sin pensar. A no ser que para ti sea muy importante saberlo cada vez que recibas un email (y, para el 99,7% de nosotros, no es el caso), desactiva también cualquier alerta de correos nuevos que tengas en tu teléfono, ordenador, etc. Para un uso óptimo, comprobar el correo electrónico debería ser una decisión activa, no una reacción. (Esto es aplicable a cosas como Facebook y Twitter, también).
2. Intenta tener la bandeja de entrada siempre vacía. Tu bandeja de entrada no es una lista de tareas por hacer. Si un email necesita de una acción específica antes de poder contestar, archiva el correo y anota esa acción específica en tu lista de tareas. Si no, cada vez que compruebes tu bandeja de entrada te encontrarás con mensajes viejos y tendrás que recordar qué acciones exigía cada uno de ellos (si es que te decidiste por alguna la primera vez que los viste). (Nota de Gabriella: esto es MUY útil. Llevo ya tiempo aplicando este principio y me ahorra mucho tiempo. Solo miro el correo un par de veces al día: contesto a lo que tengo que contestar, meto los correos en una carpeta de «Procesados», o en una carpeta de «Pendientes» si requieren de más tiempo o alguna acción específica. Anoto los pendientes en mi lista de cosas por hacer; pero por lo general intento evitar mandar nada a esta carpeta para no tener una tarea pendiente más. Normalmente resuelvo todos los emails sobre la marcha. La cosa es dejar vacía la bandeja de entrada).
3. Utiliza los filtros. Solo te interesa recibir correos urgentes e importantes en tu bandeja de entrada. Crea filtros para todo para minimizar las distracciones. Por ejemplo, todos los blogs a los que estoy suscrito por email se filtran automáticamente fuera de la bandeja de entrada, y llevan la etiqueta «leer». Cuando decido pasar un tiempo leyendo artículos de blogs, busco esa etiqueta en Gmail, miro los titulares y elijo los artículos que me interesan. Antes de empezar a hacer esto me llegaban artículos nuevos de blogs a la bandeja de entrada y acababa leyéndolos en vez de procesar emails urgentes o importantes. (Nota de Gabriella: Yo para esto uso Instapaper. Me gusta recibir mis suscripciones en la bandeja de entrada; les echo un vistazo rápido y los que me gustan los guardo para leer luego en Instapaper. Me encanta leer artículos de blogs a primera hora de la mañana a través de esta aplicación, en la tablet, todavía metida en la cama. Hace que mi cerebro empiece a activarse. De hecho me gusta tanto que hago un esfuerzo activo por no leerlos cuando me llegan a la bandeja de entrada, prefiero guardarlos para tener algo para por la mañana).
4. Procesa tus correos electrónicos en bloques. Esto es más fácil de hacer si usas bien los filtros. Por ejemplo, tengo todas mis alertas de comentarios filtrados por una etiqueta, que me permite saber cuándo alguien comenta en mi blog o mi canal de YouTube. Si estoy muy ocupado, no miro esa etiqueta hasta que la lista de no leídos llega a cinco o más. Procesar las cosas por tandas es mucho más más efectivo, porque no pierdes un tiempo valioso cambiando de tareas o tipos de email. Es más fácil para mí lidiar con todos los comentarios de golpe que responder a un comentario, luego leer un artículo de blog, luego responder a un email de un amigo, luego responder a otro comentario, luego escribir durante media hora, etc.
5. Si eres, como yo, una persona que funciona mejor por las mañanas, resiste la tentación de mirar tu email hasta después de comer. Es demasiado fácil para mí que «voy a mirar mi email rápido» se convierta en «mierda, ¿dónde se fueron esas últimas tres horas?”. Aunque recibas con frecuencia emails que exijan de una respuesta rápida, resiste la tentación de mirar el email a primera hora. Intenta terminar primero alguna tarea expansiva, alguna tarea de esas que normalmente dejas de lado una vez que entras en modo «respuesta». Para mí el día va mucho mejor cuando lo empiezo de una forma dinámica y activa en vez de  pasiva/reactiva, y mirar el email es una forma ideal de caer en lo segundo.
6. Ten una puerta trasera para Gmail. Con esto me refiero a que deberías tener alguna forma de usar Gmail sin tener que abrir primero tu bandeja de entrada, porque es fácil que te distraigan los mensajes nuevos. Esto ocurre con frecuencia cuando estás buscando información de algún email viejo. Cargas Gmail, pero antes de meter el término que buscas en la casilla de búsqueda, tus ojos se van a la lista de mensajes entrantes y antes de que te des cuenta ha desaparecido media hora y te estás preguntando por qué abristGmail para empezar. Mi solución para esto es un botón de Gmail en la barra de herramientas de mi explorador que enlaza a una etiqueta que no existe. Pincho ahí y Gmail me carga una página en blanco en vez de la bandeja de entrada. Ahí ya puedo utilizar el buscador sin que me distraigan los mensajes nuevos.
7. Si estás siempre escribiendo las mismas respuestas a diferentes personas, una y otra vez, hay un par de cosas que puedes hacer. Puedes escribir un artículo tipo PUF (FAQ) y ponerlo online, e indicarle a la gente que pinche en él cuando te manden emails. Si te llegan muchos mensajes de este tipo a través de una página de contacto específica online, enlaza a ese artículo en la propia página de contacto, para que la gente lo vea antes de ponerse en contacto contigo. Otra opción es utilizar respuestas predeterminadas para este tipo de email repetitivo. Gmail tiene una aplicación en Labs que puedes habilitar para esto. YesWare tiene una aplicación similar.
8. Date de baja inmediatamente de listas de correos o boletines que no te aporten nada o a las que no recuerdas haberte apuntado. 

Notas de Niall en el artículo original:

1. Este estudio aparece en el libro de Duhigg, El poder de los hábitos.

2. Procuro comer muy sano seis días a la semana, y luego me permito volverme loco y comer lo que me apetezca los sábados. Mis días tramposos son asquerosos y gloriosos.

3. Vilfredo Pareto lo notó en primer lugar en su propio jardín: un 20% de las vainas producían el 80% de los guisantes.

Editando (3/6/15): Más de un año más tarde, sigo encontrando esta lista de Doherty fundamental, sobre todo para los que trabajamos desde casa (y más aún para los que tenemos trabajos creativos, que por su naturaleza suelen estar menos estructurados). Es una de las entradas más visitadas de mi blog y con razón. No es un artículo para consumir de golpe: recomiendo ir leyéndolo poco a poco e ir probando cosas hasta ver cuáles nos funcionan mejor; yo lo revisito con frecuencia.

Si crees que este artículo puede ser útil para otras personas, acuérdate de compartirlo en redes sociales y demás. Si quieres compartirlo en tu blog o web, adelante, pero acuérdate de citarme no solo a mí, sino al autor del texto original en inglés (Niall Doherty), con los correspondientes enlaces 🙂