Hace poco estaba leyendo, para variar, a James Clear (podéis leer un artículo suyo que traduje aquí, o ir directamente a su blog aquí), en un artículo en el que hablaba del método Eisenhower. Este es un modo de productividad que, si bien se inspiró en la metodología del presidente americano (imaginad la necesidad de productividad de una persona como Eisenhower, con la que le cayó a ese hombre encima), fue adaptado luego por gurúes de la productividad como Steve Covey (de hecho se menciona este método de pasada en el artículo que le traduje a Niall Doherty, con 69 técnicas de productividad).
Clear insiste en la efectividad de este método para ahorrar tiempo y ser más productivo, pero a mí lo que me llama la atención de esta técnica es su forma brutal de obligarte a elegir entre lo que es y lo que no es prioritario.
El método consiste en crear un cuadro de cuatro cajas, ordenadas por urgencia e importancia. En una va lo urgente e importante, en otra lo urgente pero no importante, en otro va lo importante pero no urgente, y en la última va lo que no es urgente ni importante. A partir de esta división de tareas se efectuarán las cuatro “D”:
-Do (hacer): En el cuadro de las tareas importantes y urgentes (cuadro 1 del diagrama) solo cabe una acción: hacer, llevarlas a cabo.
-Delegate (delegar): En el cuadro de las tareas que son urgentes pero no importantes (3), uno debe intentar delegar (conseguir que otros hagan estas tareas). Esto es útil, imagino, en un entorno empresarial; para los freelancers se sugiere recurrir al outsourcing, que consiste en pagarle a alguien para que lo haga por ti. En España esto es algo que no es demasiado común, pero tened en cuenta que en EEUU es relativamente común en el mundo de los negocios pagarle a alguien en India para que actúe como asistente virtual. Para el caso de personas con muchísimo email o con tareas repetitivas pero relativamente sencillas, este tipo de asistente puede ahorrarles muchos quebraderos de cabeza.
-Defer (retrasar): Es el cuadro de las tareas importantes pero no urgentes (estas suelen ser tareas relacionadas con metas a largo plazo). Deberemos otorgarles un espacio de cumplimiento, una fecha y hora (o varias, si se trata de tareas grandes) para llevarlas a cabo (2).
-Delete (eliminar): Según este método, las cosas que no son ni urgentes ni importantes deben eliminarse (4). Esta es la parte que impresiona, porque nos hace ser conscientes de la cantidad de tareas que llevamos a cabo por obligación, por costumbre o por alguna visión idealizada de nosotros mismos.
Para dividir nuestras tareas en estas cuatro cajas es importante tener claro cuáles son nuestros objetivos a corto y largo plazo. También nos obliga a decidir qué cosas no son realmente necesarias, para evitar perder el tiempo con esa sensación de que estamos ocupados cuando realmente solo estamos llevando a cabo tareas que no nos aportan gran cosa y que nos quitan tiempo para lo realmente importante. Por tanto, creo que este es un método tremendamente útil para establecer prioridades. Uno podría pensar que lavar la ropa, por ejemplo, no es ni útil ni importante, pero intentar eliminarla de la lista nos probaría lo opuesto: necesitamos ropa limpia (ergo esta tarea no es urgente pero sí importante). También podría parecer que ir a tomar café con un amigo no es urgente ni importante, pero si nuestra vida se reduce a trabajar y necesitamos relajarnos con una vida social más activa, esta tarea es, desde una perspectiva a largo plazo, muy importante. No obstante, jugar al Angry Birds no es urgente ni importante, y a no ser que seas un desarrollador de juegos probando a la competencia, no tiene mucha justificación a largo plazo.
Implementar el método lleva tiempo. Lleva tiempo decidir qué es importante y qué no. Los profesionales aseguran que este tipo de sistema, bien implementado, puede ocuparte hasta una hora diaria, pero que los resultados ofrecen una recuperación de esa inversión más que sobrada, con pingües beneficios.
¿Qué opináis? ¿Es este un método que consideraríais probar? Si lo hacéis, no dejéis de contarme qué tal os ha funcionado.
